24 november 2020

Regel het snel en eenvoudig met Microsoft Bookings

Tim Heuperman

Het is weer de tijd dat de scholen hun deuren openen om groep 8 leerlingen kennis te laten maken met hun nieuwe school. Vanwege alle corona maatregelen is dit echter lastig, omdat de scholen geen grote aantallen ouders mogen ontvangen. Steeds meer scholen kiezen er daarom voor om de open dag online te houden. Door middel van individuele gesprekken, voorbeeldlessen en informatiebijeenkomsten worden de kinderen en hun ouders geïnformeerd en geënthousiasmeerd voor de school.

Steeds vaker krijgt Veltwerk vragen over hoe dit proces te organiseren. Hoe zorg je immers dat nu nog onbekende ouders en kinderen een afspraak kunnen maken met een individuele docent of kunnen deelnemen aan een online webinar? E-mails, Formulieren, Post? Of kan dit beter, sneller, handiger?

Nog niet veel scholen zijn bekend met Microsoft Bookings. Bookings is een standaard Office 365 app waarmee online afspraken (boekingen) kunnen worden gemaakt. Door middel van een eenvoudige boekingspagina kunnen de bezoekers zien op welke momenten de evenementen plaatsvinden en welke docenten beschikbaar zijn. Een ouder kiest zelf de bijeenkomsten en de individuele gesprekken die hij of zij wil bijwonen. Op de achtergrond zijn de beschikbare tijden in de agenda’s van geselecteerde docenten gekoppeld. Op het moment dat een ouder zichzelf registreert dan wordt het tijdslot automatisch geboekt in de agenda van de desbetreffende docent(en) én wordt ook link gestuurd naar de online Teams vergadering.

Inmiddels hebben we voor verschillende scholen de Bookings app ingericht. De scholen zijn zeer enthousiast over de snelheid en eenvoud waarmee dit werkt. Veel scholen overwegen nu dan ook om de Bookings app voor andere doeleinden te gebruiken, zoals de ouder- of leerling gesprekken.

Ook weten hoe dit werkt voor uw school?